“Cambios en la metodología de Change Management”

Estamos viviendo una era caracterizada por la globalización y el cambio permanente, y la disciplina de Change Management no es ajena a estos cambios: la nueva metodología para SAP (S/4 HANA) Activate implica un enfoque diferente con respecto a la metodología anterior (ASAP – Accelerated SAP). A continuación describiremos sucintamente las principales diferencias.

Metodología ASAP

Consiste en una secuencia de cinco fases:

1) Preparación Inicial

2) Diseño de Negocio

3) Realización

4) Preparación Final y

5) Salida en Vivo y Soporte.

En la primera fase (Preparación Inicial) se definen los objetivos y alcance del proyecto, el plan de trabajo, los procedimientos, se realiza el lanzamiento del proyecto y se lleva adelante el análisis de requerimientos técnicos.

En la segunda fase (Diseño de Negocio) se realiza el relevamiento y análisis de los procesos existentes en la compañía para luego llevar adelante la definición de los nuevos procesos de negocio y la identificación de programas e interfaces a desarrollar.

En la tercera fase (Realización) se efectúa la configuración del modelo, el desarrollo de programas e interfaces, se realizan las pruebas unitarias y de integración con los usuarios clave, se planifican las capacitaciones y el plan de corte, o sea la planificación del traspaso del sistema vigente a SAP.

En la cuarta fase (Preparación Final) se realizan las capacitaciones a los usuarios finales del sistema, se define la estrategia de soporte, se ejecuta el plan de corte y se aprueba la entrada en producción.

Finalmente, la quinta fase (Salida en Vivo y Soporte) es el momento de la entrada en producción de la nueva herramienta, la estabilización del sistema, el traspaso de conocimientos a la organización de soporte de la empresa y el cierre del proyecto.

Para cada una de estas fases hay pasos que deben ser cumplidos y documentados, dependiendo generalmente las tareas de una fase del cumplimiento de tareas de la fase anterior (si bien algunas tareas son “cross” y cubren muchas o todas las fases del proyecto), por lo cual se trata de una metodología secuencial o “en cascada”.

Metodología Activate

A diferencia de ASAP, que como mencionamos arriba es una metodología “en cascada”, Activate pertenece al conjunto de metodologías ágiles (Agile) que consisten en poner el foco en el empoderamiento (empowerment) de la gente para colaborar y tomar decisiones de equipo, junto con el planeamiento, pruebas e integración continuas.

En tal sentido, esta metodología se focaliza más en el sistema ya activo y funcionando que en el planeamiento, diseño y documentación. Busca el involucramiento del cliente/ negocio durante todo el ciclo de vida del proyecto, y no únicamente en algunas fases, trabajando en equipos más pequeños “cross funcionales”, que entregan productos cada vez más cercanos al producto final para los usuarios.

Las actividades de Change Management son más activas e inclusivas, respondiendo de forma más rápida a los cambios del entorno del proyecto y focalizando en las personas y las interacciones entre ellas a los fines de desarrollar equipos motivados que optimicen los resultados y mejoren la productividad del proyecto.
En síntesis, se trata de una metodología empírica que se basa en el aprendizaje a través de la acción (learning by doing), partiendo de la base de lo que ya fue hecho y se encuentra disponible.

Las fases de Activate son:

1) Preparar

2) Explorar

3) Realizar e

4) Implementar.

En la primera fase (Preparar) se forma el equipo, mientras que en la segunda fase (Explorar) se realiza el planeamiento de los sprints (conjunto de tareas que componen un proyecto en un período de tiempo) y los release (versiones a entregar al cliente).

En la tercer fase (Realizar) se llevan adelante los sprints y release. En cada sprint se realizan desarrollos y pruebas, lográndose cada vez un producto más cercano al producto final.

¡El éxito de un proyecto depende en un 62% de las personas, con lo cual es fundamental la contribución que hacemos desde Change Management para alcanzar ese objetivo!

¿Cómo lo logramos?

  • Comunicando (al equipo del proyecto, a los usuarios finales, a todos los involucrados/ interesados)
  • Motivando (disminuyendo las resistencias a los cambios, fortaleciendo la disposición al cambio, incentivando y fomentando los vínculos entre las personas)
  • Empoderando (fomentando la activa participación en el proyecto)
  • Formando (a través de la formación y capacitación)

by María Michalowski, Change Management Manager
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